Polityka prywatności

Załącznik nr 1 do Regulaminu Obozu Studentów PWr 2026

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej „Administratorem”) jest Krzysztof Kwater End to End Services z siedzibą przy ul. Zaporoskiej 81/26, 53-415 Wrocław, NIP: 8992840226, REGON: 369316496.
2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem Ochrony Danych pod adresem e-mail rodo@e-2-e.eu oraz za pośrednictwem korespondencji kierowanej na adres siedziby.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w zakresie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, w celu wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, celem ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, oraz do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, d i f RODO. Uzasadnionym interesem administratora jest w szczególności dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej przez administratora danych działalności gospodarczej, a w zakresie wizerunku – również promocja produktów własnych i partnerów. Dane osobowe szczególnych kategorii, tj. dane dotyczące stanu zdrowia, przetwarzane będą jedynie, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy, tj. odpowiednio na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a, c i f RODO.
4. Przetwarzane będą Pani/Pana poniższe dane:
   1. imiona i nazwisko;
   2. PESEL lub data urodzenia oraz seria i numer dowodu tożsamości;
   3. fakt bycia studentem, nowoprzyjętym studentem bądź osobą pisemnie zaproszoną przez Organizatora;
   4. numer telefonu;
   5. adres e-mail;
   6. adres zamieszkania;
   7. adres rozliczeniowy;
   8. rozmiar koszulki;
   9. wizerunek w postaci zdjęć i filmów indywidualnych oraz grupowych;
   10. imię, nazwisko i numer telefonu osoby kontaktowej w razie wypadku;
   11. dieta;
   12. schorzenia i dolegliwości mogące stanowić przeszkodę w udziale w programie Obozu lub mogące wymagać interwencji ratownika;
   13. stan zdrowia w razie wypadku;
   14. fakt ukończenia 18. roku życia lub nieukończenia 18. roku życia i posiadania zgody opiekuna prawnego na udział w Obozie.

   Informacja o tym, jakie dane będą używane do jakiego celu, znajduje się w poniższej tabeli:

   Cel przetwarzania danych	Dane podlegające przetwarzaniu	Podstawa prawna (RODO)
   Weryfikacja prawa do udziału w Obozie	imiona i nazwisko; PESEL lub data urodzenia oraz seria i numer dowodu tożsamości; fakt bycia studentem, nowoprzyjętym studentem bądź osobą pisemnie zaproszoną przez Organizatora; fakt ukończenia 18. roku życia lub nieukończenia 18. roku życia i posiadania zgody opiekuna prawnego na udział w Obozie	art. 6 ust. 1 lit. a, b, f
   Przekazywanie ważnych informacji na temat Obozu	numer telefonu; adres e-mail; adres zamieszkania	art. 6 ust. 1 lit. a, b
   Zapewnienie Uczestnikowi bezpiecznej dla niego diety lub diety wg jego preferencji	dieta	art. 9 ust. 2 lit. a
   Weryfikacja podwyższonego ryzyka dla Uczestnika punktów programu Obozu	schorzenia i dolegliwości mogące stanowić przeszkodę w udziale w programie Obozu lub mogące wymagać interwencji ratownika	art. 9 ust. 2 lit. a
   Personalizacja gadżetów dla uczestnika	imiona i nazwisko; rozmiar koszulki	art. 6 ust. 1 lit. a, b
   Promocja produktów i usług własnych oraz partnerów	adres e-mail; wizerunek w postaci zdjęć i filmów indywidualnych oraz grupowych	art. 6 ust. 1 lit. a, f
   Poinformowanie osoby kontaktowej w razie wypadku	imię, nazwisko i numer telefonu osoby kontaktowej w razie wypadku; stan zdrowia w razie wypadku	art. 6 ust. 1 lit. d art. 9 ust. 2 lit. a
   Udzielenie pomocy w razie wypadku (przekazanie danych ratownikom)	imiona i nazwisko; PESEL lub data urodzenia oraz seria i numer dowodu tożsamości; dieta; schorzenia i dolegliwości mogące stanowić przeszkodę w udziale w programie Obozu lub mogące wymagać interwencji ratownika; imię, nazwisko i numer telefonu osoby kontaktowej w razie wypadku; stan zdrowia w razie wypadku	art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, d art. 9 ust. 2 lit. a, c
   Zakup ubezpieczenia dla Uczestnika	imiona i nazwisko; PESEL lub data urodzenia oraz seria i numer dowodu tożsamości; adres zamieszkania	art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, d
   Zabezpieczenie roszczeń	imiona i nazwisko; PESEL lub data urodzenia oraz seria i numer dowodu tożsamości; fakt bycia studentem, nowoprzyjętym studentem bądź osobą pisemnie zaproszoną przez Organizatora; numer telefonu; adres e-mail; adres zamieszkania; rozmiar koszulki; imię, nazwisko i numer telefonu osoby kontaktowej w razie wypadku; dieta; schorzenia i dolegliwości mogące stanowić przeszkodę w udziale w programie Obozu lub mogące wymagać interwencji ratownika (w celu zapewnienia bezpieczeństwa w trakcie trwania Obozu); stan zdrowia w razie wypadku	art. 6 ust. 1 lit. a, c, f art. 9 ust. 2 lit. a, c
   Ograniczenie dostępu uczestnika poniżej 18. roku życia do alkoholu	fakt ukończenia 18. roku życia lub nieukończenia 18. roku życia i posiadania zgody opiekuna prawnego na udział w Obozie	art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, d

5. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane:
   1. uprawnionym podmiotom na podstawie obowiązujących przepisów (np. sądowi lub Policji);
   2. ratownikom w przypadku konieczności udzielenia przez nich pomocy Uczestnikowi lub prawdopodobieństwa konieczności udzielenia takiej pomocy;
   3. partnerom Administratora spełniającym warunki przetwarzania danych osobowych ujęte w RODO w celach marketingowych – w zakresie wizerunku w postaci zdjęć i filmów indywidualnych, co do których wyraził(a) Pani/Pan osobną zgodę, oraz zdjęć i filmów grupowych;
   4. przeszkolonym z obowiązujących w tym zakresie przepisów wolontariuszom świadczącym na Pani/Pana rzecz usługi w imieniu Administratora w niezbędnym do tego celu zakresie – wolontariusze nie będą przechowywać ani przetwarzać tych danych po wykonaniu usługi;
   5. podmiotom utrzymującym infrastrukturę Administratora oraz świadczącym usługi na Pani/Pana rzecz w imieniu Administratora (w szczególności dostawcy usług sieciowych, podmiotowi świadczącemu usługi noclegowe i ratownicze, podmiotowi zapewniającemu ubezpieczenie) – w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych działań;
   6. w przypadku uczestników poniżej 18. roku życia – fakt ten może być przekazany wszystkim uczestnikom Obozu.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu wygaśnięcia prawnych obowiązków ciążących na Administratorze lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z tytułu prowadzonej przez Administratora danych działalności gospodarczej, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie Pani/Pana zgody oraz uzasadnionego interesu Administratora – do czasu wygaśnięcia uzasadnionego interesu Administratora.
7. Posiada Pani/Pan prawo:
   1. dostępu do swoich danych osobowych,
   2. żądania kopii przetwarzanych danych osobowych,
   3. żądania przekazania danych osobowych,
   4. sprostowania swoich danych osobowych,
   5. usunięcia swoich danych osobowych,
   6. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
   7. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez kontakt mailowy z administratorem danych osobowych – jeżeli uprzednio wyrazili Państwo taką zgodę i przetwarzanie dotyczących Państwa danych odbywa się na jej podstawie (cofnięcie zgody nie powoduje, że przetwarzanie ich do tego czasu było bezprawne),
   8. przenoszenia swoich danych osobowych,
   9. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych ze szczególną Pani/Pana sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.
8. Niezależnie od powyższego, przysługuje Pani/Panu uprawnienie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
9. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji usługi.
10. Jeżeli Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, będą przekazywane jedynie podmiotom spełniającym wymogi RODO.
11. Pana/Pani dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na Pani/Pana uprawnienia.

Informacje dodatkowe dotyczące aplikacji mobilnej

Poniższe informacje uzupełniają powyższą politykę o przetwarzanie danych zachodzące wyłącznie w aplikacji mobilnej Obozu Studentów PWr.

Dane przetwarzane w aplikacji

• Dane logowania — adres e-mail podany przy zapisie na Obóz. Logowanie odbywa się jednorazowym kodem wysyłanym e-mailem; aplikacja nie przechowuje haseł.
• Dane uczestnika — imię i nazwisko, numer opaski, data urodzenia (weryfikacja pełnoletności przy wybranych atrakcjach), przypisanie do domku, grupy i frakcji, punkty zdobyte w rywalizacji, numer telefonu, a także dane podane w zgłoszeniu na Obóz i udostępniane w aplikacji uprawnionym osobom ze Sztabu i Kadry: dieta, alergie oraz schorzenia i dolegliwości mogące mieć znaczenie dla bezpieczeństwa, a także imię, nazwisko i numer telefonu osoby kontaktowej na wypadek wypadku (ICE). Dane te są widoczne wyłącznie dla osób, które potrzebują ich do zapewnienia Ci bezpieczeństwa i wyżywienia — nigdy dla pozostałych uczestników.
• Zdjęcia i filmy — materiały, które samodzielnie przesyłasz w ramach zadań i atrakcji obozowych (m.in. bingo, BeerReal, Obozer).
• Wiadomości — treść wiadomości wysyłanych na czatach grupowych i obozowych.
• Dane techniczne — identyfikator urządzenia służący do wysyłania powiadomień push, jeżeli je włączysz.

Organizatorzy będą mieć dostęp do Twoich danych w celu organizacji Obozu na zasadach określonych w polityce prywatności wydarzenia. Dla innych użytkowników aplikacji widoczne będą Twoje imię, nazwisko i frakcja oraz zdjęcia, filmy i wiadomości, które samodzielnie prześlesz.

Aplikacja nie zbiera danych o Twojej lokalizacji, nie śledzi Cię w innych aplikacjach ani nie wykorzystuje danych do profilowania reklamowego.

Uprawnienia urządzenia

• Aparat — skanowanie kodów QR oraz robienie zdjęć i nagrywanie filmów w ramach zadań obozowych.
• Mikrofon — nagrywanie dźwięku w filmach dokumentujących zadania.
• Galeria — wskazanie konkretnego zdjęcia lub filmu, który chcesz przesłać. Na serwer trafia wyłącznie ten jeden, wybrany przez Ciebie plik — aplikacja nie przegląda pozostałej zawartości Twojej galerii i nie ma do niej dostępu.
• Kontakty — wyłącznie na urządzeniach Kadry, w celu zapisania numerów kontaktowych Sztabu na czas Obozu. Kontakty nie są wysyłane na serwer.
• Powiadomienia — informacje o ogłoszeniach, zapisach i punktach programu.

Każde z uprawnień jest opcjonalne i możesz go odmówić — ograniczy to jedynie funkcje, które go wymagają.

Dostawcy obsługujący aplikację

Dane przetwarzane w aplikacji powierzane są podmiotom utrzymującym jej infrastrukturę, o których mowa w pkt 5 lit. e powyżej:

• DigitalOcean — hosting serwera i bazy danych (serwery w Unii Europejskiej).
• Resend — wysyłka wiadomości e-mail z kodami logowania.
• Google Firebase — dostarczanie powiadomień push.

Połączenie aplikacji z serwerem jest szyfrowane (HTTPS). Dostęp do danych uczestników mają wyłącznie upoważnione osoby ze Sztabu, w zakresie wynikającym z pełnionej funkcji.